ניהול ומעקב הזמנות בחנות

בסרגל העליון של מערכת הניהול לחצו על ניהול החנות, ובתפריט שנפתח לחצו על ניהול הזמנות באתר.

צילום מסך · שלב 1

מה רואים: התפריט ניהול החנות פתוח. מסומנים באדום הכפתור עצמו והפריט ניהול הזמנות באתר. מתחתיו מופיע גם ניהול מוצרים.

המסך נפתח עם הכותרת רשימת 50 ההזמנות האחרונות. כלומר, בלי שום חיפוש רואים מיד את 50 ההזמנות החדשות ביותר.

בראש המסך נמצא החלק חיפוש. ממלאים את מה שצריך ולוחצים חפש. אפשר לשלב כמה סינונים יחד, למשל סטטוס מסוים בטווח תאריכים.

צילום מסך · שלב 2

מה רואים: ראש המסך. למעלה שורת חיפוש עם כל הסינונים והכפתור חפש. מתחת מסומנים הכפתורים לפעולות על כמה הזמנות והקישור ניהול סטטוסי הזמנות.

• שדה החיפושחיפוש חופשי. אפשר לחפש לפי שם לקוח, מספר הזמנה, אימייל, שם מוצר, מק"ט או טלפון.מתי משתמשים: לקוח מתקשר ושואל על ההזמנה שלו. מקלידים את הטלפון או את השם שלו ומקבלים רק את ההזמנות שלו.
• סנן לפי סטטוס הזמנהמציג רק הזמנות בסטטוס שבוחרים. הרשימה כאן היא הסטטוסים שהגדרתם בחנות (שלב 7).דוגמה: כל ההזמנות שעדיין לא נשלחו, כדי לארוז אותן בבת אחת.
• סנן לפי תשלוםארבע אפשרויות: עסקאות ששולמו + עסקאות טלפוניות, עסקאות שלא שולמו, עסקאות טלפוניות, ועסקאות ששולמו ללא עסקאות טלפוניות.מתי משתמשים: כשרוצים לראות רק הזמנות ששולמו, בלי הזמנות שנפתחו ולא הושלמו.
• שורות להצגהכמה הזמנות יוצגו בטבלה. ברירת המחדל היא 50, ואפשר לבחור עד 3000+.טיפ: לפני ייצוא לאקסל של חודש שלם, הגדילו את המספר כדי שכל ההזמנות של החודש ייכנסו לרשימה.
• מתאריך ועד תאריךמגבילים את הרשימה לטווח תאריכים.דוגמה: מהראשון לחודש ועד היום, לסיכום חודשי.
• הצג הזמנות מחוקותמסמנים כדי לראות גם הזמנות שנמחקו מהרשימה.

כל הזמנה היא שורה בטבלה. כדאי להכיר את העמודות, כי רוב העבודה היומיומית נעשית ישר מהן.

צילום מסך · שלב 3

מה רואים: כותרות הטבלה, מבחירה בימין ועד חברת משלוחים בשמאל. מעליהן שורת הכפתורים לפעולות על כמה הזמנות יחד.

• בחירהתיבת סימון לכל הזמנה, לפעולות על כמה הזמנות יחד (שלב 4).
• מספר הזמנהלחיצה על המספר פותחת את ההזמנה המלאה בלשונית חדשה. מעבר עם העכבר על המספר מציג תצוגה מקדימה של המוצרים שבהזמנה, בלי לפתוח אותה.
• שם פרטי + משפחה, צור קשרמי הזמין ודרכי ההתקשרות איתו.
• סך הכל הזמנה, תאריך, אמצעי תשלוםהסכום, מתי ההזמנה נכנסה ואיך הלקוח בחר לשלם.
• אפשרות משלוחשיטת המשלוח שהלקוח בחר בקופה. לידה יש גם עמודה בשם סטטוס, נפרדת מהעמודה סטטוס הזמנה.
• פעולותקיצורים לטיפול בהזמנה אחת (שלב 5).
• סטטוס הזמנהשלב הטיפול שלכם בהזמנה. לחיצה על הסטטוס בשורה פותחת את חלון העדכון (שלב 6). בכותרת העמודה יש קישור לניהול סטטוסי הזמנות.
• עדכון CRM, לוגו, חברת משלוחיםעמודות נוספות בסוף הטבלה. בכותרת העמודה חברת משלוחים יש כפתור שלח לכל המסומנים.

מסמנים הזמנות בעמודה בחירה, או לוחצים בחר הכל כדי לסמן את כל השורות שמוצגות כרגע. נקה הכל מבטל את הסימון. אחר כך בוחרים פעולה מהכפתורים שמעל הטבלה (הם מסומנים בצילום של שלב 3).

• יצא לאקסלמוריד קובץ אקסל עם ההזמנות.מתי משתמשים: להעברה לרואה החשבון, או לסיכום מכירות.
• הדפס הזמנותהדפסה של ההזמנות המסומנות, למשל לליקוט במחסן.
• הדפס מדבקותהדפסת מדבקות להזמנות המסומנות.
• הדפס ברכותהדפסת כרטיסי ברכה להזמנות שהלקוח הוסיף להן ברכה. הזמנה בלי ברכה לא תודפס.
• מחק הזמנות מסומנותמוחק את ההזמנות שסימנתם. אפשר לראות אותן שוב עם הצג הזמנות מחוקות בחיפוש.
• עדכון סטטוסים גורףמשנה את הסטטוס של כל ההזמנות המסומנות בבת אחת.דוגמה: בסוף יום משלוחים מסמנים את כל מה שיצא ומעבירים לסטטוס של נשלח.

בעמודה פעולות של כל הזמנה יש כפתורים לטיפול מהיר בלקוח ובהזמנה. הם מופיעים בשורה עצמה, ליד כל הזמנה.

• WhatsApp, טלפון, מיילפנייה ישירה ללקוח, בלי להעתיק פרטים.מתי משתמשים: חסר מוצר במלאי ורוצים לעדכן את הלקוח מיד.
• שכפלפותח קישור לקופה באתר עם אותה הזמנה.מתי משתמשים: לקוח שרוצה להזמין שוב את אותם מוצרים.
• עריכהפותח את מסך עריכת ההזמנה בלשונית חדשה. בו אפשר לחפש מוצר ולהוסיף אותו, להוסיף שורת מוצר ריקה, למחוק מוצר ולשמור בעדכן. יש בו גם קישור לביצוע ההזמנה מחדש וקישור לשכפול שלה.
• תווית משלוחפותח תווית משלוח להזמנה הזאת בלבד.
• הדפסת ברכהמופיע רק בהזמנה שיש בה ברכה.
• מחק הזמנהמחיקה של ההזמנה הזאת בלבד.

בשורת ההזמנה, בעמודה סטטוס הזמנה, לחצו על הסטטוס הנוכחי. נפתח החלון עידכון סטטוס הזמנה.

• סטטוסבוחרים את הסטטוס החדש מתוך הרשימה של החנות.
• תיעודהערה שנשמרת עם העדכון הזה, למשל מספר משלוח או סיבת עיכוב.
• תיעודים קודמיםכל ההערות שנכתבו להזמנה בעדכונים הקודמים, כך שרואים את כל ההיסטוריה של הטיפול.
• שלח אימייל ללקוחתיבה שמסומנת מראש כשהחלון נפתח.מתי מבטלים: כשמעדכנים סטטוס פנימי שלא צריך לעניין את הלקוח.

בסוף לחצו שמור.

בכותרת העמודה סטטוס הזמנה לחצו ניהול סטטוסי הזמנות. נפתח מסך עם טבלת הסטטוסים של החנות, ומתחתיה החלק הוספת\עריכת סטטוס.

צילום מסך · שלב 7

מה רואים: למעלה טבלת הסטטוסים, עם עריכה ומחיקה בכל שורה. למטה מסומנים הכותרת הוספת\עריכת סטטוס והכפתור הוסף.

• תיאור סטטוסשם הסטטוס, כמו שהוא יופיע ברשימת ההזמנות. שדה חובה: בלי שם המערכת לא שומרת.דוגמה: נארז, נשלח, נמסר ללקוח.
• צבעלוחצים על בחר צבע ובוחרים צבע לסטטוס.מתי משתמשים: צבע שונה לכל שלב עוזר לזהות ברשימה במבט אחד מה עוד מחכה לטיפול.
• סדר הצגהמספר שקובע את סדר הסטטוסים ברשימה. בטופס החדש מופיע בו הערך 100.דוגמה: מספרים עולים לפי סדר הטיפול: חדש, נארז, נשלח.
• קוד אינטגרציהקוד לחיבור למערכת חיצונית. אם אין לכם מערכת כזו, משאירים ריק.

לחצו הוסף. הסטטוס החדש מופיע מיד בטבלה, ואפשר לבחור בו בחלון עדכון הסטטוס.

כדי לשנות סטטוס קיים לחצו עריכה בשורה שלו. מחיקה מוחקת את הסטטוס, ולפני כן המערכת מבקשת אישור.